今回は、外国籍の従業員を雇用している企業様や、日本で働く外国籍の皆様に向けた重要なお知らせです。
日本年金機構では、厚生年金保険への加入（資格取得）や、ご家族を扶養に入れる手続き（被扶養者の認定）の際、国籍を問わず「フリガナ氏名」を届出することになっています。
この度、令和8（2026）年10月1日より、日本国籍を有しない方の「フリガナ氏名」の取り扱いルールが一部変更されることになりました。
手続きをスムーズに進めるためにも、人事・労務担当者様はぜひチェックしておきましょう！
なぜルールが変わるの？（これまでの課題）
これまで、厚生年金保険の資格取得届には、「マイナンバー（または基礎年金番号）」「生年月日」「性別」「住所※」「フリガナ氏名」などを記載して提出し、年金機構側で「住民基本台帳（住民票）」の情報と照合して本人確認を行っていました。
（※マイナンバーを記入した場合は住所の記入を省略できます）
しかし、外国籍の方の手続きにおいて、「他の情報はすべて一致しているのに、フリガナ氏名だけが合致しない」という理由で、本人特定ができず手続きがストップしてしまうケースが多発していました。
こうした不便を解消するため、フリガナが一致しなかった場合の柔軟な確認ルールが新設されます。
令和8（2026）年10月1日以降の新しい取り扱い
資格取得届等に記載された内容と住民票の情報を照合し、「フリガナ氏名のみが合致しない場合」、対象者の状況に合わせて以下の対応がとられるようになります。（※被扶養者異動届も同様の取り扱いです）
パターン①：入国後、初めて年金制度に加入する方
（マイナンバーは持っているが、基礎年金番号はまだ持っていない方）
従来どおり、資格取得届と一緒に「厚生年金保険被保険者 ローマ字氏名届」を提出します。
年金機構側で、この届出書の「ローマ字氏名」と住民基本台帳の情報を照合し、ローマ字氏名が一致していれば本人と特定されます。そのうえで、資格取得届に記載されたフリガナ氏名を基に、無事に加入手続きが進められます。
パターン②：転職等によって厚生年金保険に「再加入」する方
「ローマ字氏名が確認できる書類」を提出することで、年金機構側がその書類のローマ字氏名と住民基本台帳の情報を照合してくれます。ローマ字氏名が一致すれば本人と特定され、手続きが進みます。
【ローマ字氏名が確認できる書類の例】
- 在留カードのコピー
- パスポートのコピー
- マイナンバー（個人番号）の記載がない住民票（※コピー不可、原本のみ）など
※本人特定を確実にするため、年金機構側からこれらの書類の提出を求められる場合があります。フリガナの相違が予想される場合などは、あらかじめ添付して提出するとスムーズです。
まとめ
今回の変更により、「フリガナが少し違うだけで年金手続きが遅れる」というトラブルが減り、ローマ字表記を活用したより確実でスムーズな手続きが可能になります。
特に転職者を中途採用した際などは、ローマ字氏名が確認できる本人確認書類のコピーを手元に残しておく等の準備をしておくと安心です。
